کاربرد و اقدامات مدیریت ادعا و تاخیر
مدیریت ادعا:
ادعا در پروژه ها از زمان ارائه پیشنهاد فنی و مالی مناقصه تا تسویه حساب نهایی می تواند ایجاد شود و پیمانکار و کارفرمای حرفه ای باید با توجه به منافع خود از آن بهره ببرد. پیمانکاران باید با بررسی دقیق اسناد و شرایط حاکم بر پروژه، آنچه باعث خسارت و ضرر و زیان آن ها شده است را شناسایی، مستند و به کارفرما اطلاع رسانی نمایند و در مقابل، کارفرمایان باید با بررسی شرایط و اسناد و مکاتبات، باید امکان طرح ادعاهای واهی را از پیمانکاران گرفته و در صورت دریافت آن، مستنداً سریعاً موضوع را خاتمه دهند.
کاربرد مدیریت ادعا claim management :
امروزه، یکى از شاخص هاى اصلى در ارزیابى موفقیت پروژه ها، انجام آنها در زمان مقرر و یا اجراى بدون تأخیر آنها است. زیراهنگامى که پروژه اى نسبت به تاریخ تکمیل قراردادى تأخیر داشته باشد، مى تواند هزینه هاى اضافى و خسارات قابل توجهى را به پیمانکار، کارفرما و یا هر دوتحمیل کند و منجر به بروز ادعایی از سوی آنها در پروژه شود.
بدین منظور، اکثر کشورهای پیشرفته و در حال توسعه با علم به محدود بودن منابع و بازار رقابتى شدید، جهت استفاده بیشتر از منابع و کسب سود بیشتر به دنبال محاسبه میزان تأخیرات پروژه به صورت واقع بینانه و مشخص کردن مسئولیت هر یک ازعوامل پروژه جهت جبران هزینه هاى ناشى از تأخیرات واقع شده در پروژه هستند.
اقداماتی که در مدیریت ادعا صورت میگیرد:
۱-اقدامی که در اولین مرحله صورت میگیرد جلوگیری از ادعا میباشد.
۲-اقدامی که در مرحله دوم صورت میگیرد کاهش ادعا است.
۳-در مرحله سوم باید پیگیری ادعاها را انجام دهد که شامل شناسایی ادعا و کمی سازی ادعا میباشد.
۴-و در نهایت ادعا را حل و فصل مینماید.
هدف در تمامی پروژه ها این است که اختلافات به زودی و با کمترین زمان حل شود وگرنه اختلافات پیچیده تر و با زمان و هزینه بیشتری برطرف خواهد شد.
ویژگی های مدیریت ادعا :
شناسایی و بررسی کردن تمامی محدوده ی پرژه قبل از مناقصه
مشخص کردن تعهدات، مسئولیت ها و اختیارات هریک از اعضای پروژه
تعیین زمان مناسب برای اجرای پروژه
شناسایی نیازهای ذینفعان پروژه
مشخص کردن روش های حل کردن اختلاف ها
در پروژه های بزرگ با تشکیل هیئت بررسی اختلاف از ایجاد هرگونه اختلاف جلوگیری میکند.
با استفاده از تهیه بیانیه ادعا Statement of claim میتوان پس از شناسایی ادعا دلایل چرایی ادعا را بیان کرد.
تعیین فرایندهای تصمیم گیری که میتواند از هدر رفتن زمان و به وجود آمدن اختلاف و ادعا پیشگیری کرد.
با تهیه مستندات خوب و قوی باعث میشود تغییرات در پروژه به رسمیت شناخته شوند و کمک به کاهش استدلال طولانی مدت بین پیمانکار و کارفرما میکند که با انجام این کار میتوان دفاع خوبی از ادعاها کرد.
لایحه تأخیرات:
در هنگام انجام پروژه‌ها، به دلایل متعدد از جمله تغییر شرح کار، تأخیر در پرداخت پیش‌پرداخت یا صورت وضعیت‌ها، تأخیر در تأمین به موقع مصالح و تجهیزات، تأخیر در ابلاغ نقشه‌ها و مدارک فنی، تداخل کارهای کارگاه و … اجرای کارها با تأخیر انجام شده و طبق برنامه زمانبندی اولیه پیش نمی‌رود.
در انتهای مدت اولیه پیمان و قبل از اتمام آن، پیمانکار می‌بایست گزارشی با عنوان “لایحه تأخیرات” یا “گزارش توجیه تأخیرات” تهیه و با توجه به مستندات موجود، با ذکر منابع تأخیرات و دلایل آن، میزان تأخیراتی که از جانب کارفرما یا سایر عوامل منتسب به او میباشد را احصاء و برای کارفرما ارسال میکند.
مشاور کارفرما و کارفرما ضمن بررسی لایحه پیمانکار، میزان تأخیرات مجاز پیمانکار که ناشی از کارفرما یا عوامل منتسب به وی باشد را بررسی و تأیید نموده و مدت اولیه پیمان را به میزان تأخیرات مجاز تمدید کرده و طی الحاقیه زمانی قرارداد به پیمانکار ابلاغ می‌نمایند.
تهیه لایحه تأخیرات با در نظر گرفتن جمیع عوامل، پیوست نمودن کلیه مستندات قابل پذیرش و استفاده از متن قرارداد یا سایر قوانین آمره و بخشنامه‌های بالادستی می‌بایست توسط یک تیم حرفه‌ای با تخصص‌های گوناگون از جمله حقوقی، قراردادی، فنی، کنترل پروژه و مدیریت پروژه انجام گردد.
معمولاً پیمانکاران اگر تجربه تهیه لایحه تأخیرات را نداشته باشند، در هنگامی که خود رأساً اقدام به تهیه لایحه تأخیرات می‌نمایند، کلیه منابع تأخیر را به درستی شناسایی و احصاء نکرده و یا اینکه با عدم پیوست مستندات کافی یا عدم توانایی در نوشتن متن شیوای گزارش توجیه تأخیرات، امکان دفاع به نحو احسن از حقوق خود را از دست داده و به نتیجه مطلوب نمی‌رسند.
ادعا (Claim) و ادعای متقابل (Counterclaim):
از زمان شروع فرایند مناقصه تا زمان تسویه حساب نهایی با پیمانکار، به دلایل متعدد ناشی از عملکرد کارفرمایان محترم یا سایر عوامل منتسب به آنان، ممکن است خسارات یا ضرر و زیان به پیمانکار وارد شود. این خسارات و ضرر و زیان میتواند به صورت مالی، زمانی، معنوی و … باشد. معمولاً پیمانکاران محترم در هنگام اجرای کار یا پس از آن، با شناسایی منابع خسارت، گزارشی تحت عنوان ادعا یا کلیم (Claim) ارائه داده و خواستار منظور نمودن حقوق ضایع شده خود می‌گردند.
در بسیاری از اختلافات، مشاهده می‌گردد که پیمانکاران محترم، کلیه عوامل منجر به خسارت را به درستی تشخیص نداده و یا اینکه نتایج و خسارات وارده را به دلیل عدم آشنایی با حقوق قانونی خود، به صورت کامل مکتوب نکرده و لذا حق خود را کامل مطالبه نمی‌نمایند. با توجه به این توضیحات، تهیه گزارش ادعا می‌بایست توسط یک تیم حرفه‌ای انجام شود؛ زیرا در مرحله اول، می‌بایست کلیه عوامل منتج به خسارت مشخص و سپس با توجه به تأثیر آن عوامل، نوع و مقدار خسارت با توجه به قرارداد و قوانین آمره کشور مشخص، کمی و قابل مطالبه گردد. لازم به توضیح است که بعضاً پیش آمده که کارفرمایان محترم به دلیل عملکرد نادرست پیمانکار یا عوامل وی، مجبور به تهیه پکیج ادعا می‌گردند که البته معمولاً کمتر دیده میشود.
کلام آخر:
پردیس فناوری کیش دوره های خود را تحت استانداردهای بین المللی کشور برگزار کرده و تمامی استاندارد ها و سرفصل های تعیین شده از طرف این سازمان را اجرا میکند . فراگیران پس از اتمام دوره می توانند در آزمون دوره شرکت کرده و در صورت قبولی مدرک مربوطه را دریافت کنند . این مدرک با قابلیت ترجمه رسمی (مهر وزارت امورخارجه و قوه قضاییه) امکان استفاده در بخش های دولتی و خصوصی در ایران و خارج از کشور را دارا می باشد .